Liste de matériel pour la rentrée professionnelle

La rentrée, cette marque imaginaire dans le temps maintenant bien ancrée dans nos moeurs, signale résolument la fin de la période estivale. Finis les vacances et les congés du vendredi, les longs déjeuners et les journées écourtées, c’est le retour à l’école pour les plus jeunes, et au travail pour vous et moi!Peut-être est-ce un bon moment pour nous assurer nous aussi que nous sommes prêts, et surtout bien équipés, comme tout bon élève ou étudiant.

À la manière des listes de matériel qu’on nous fournissait à l’école, en voici une qui pourra vous servir d’aide-mémoire pour ne rien oublier à l’occasion de la rentrée au travail.

Touche techno

Dans cette ère de la technologie, des ordinateurs portables, téléphones mobiles, agendas électroniques, boîtes vocales et courriels à tous vents, certes, nous devons tenir le pas. Au-delà du gadget, tous ces outils ont une utilité réelle et font aujourd’hui partie de notre équipement de base.

• Téléphonie et boîte vocale : Impossible de parler téléphonie sans parler boîte vocale. Or, avez-vous au moins pris la peine d’enregistrer un message personnalisé ? L’avez-vous mis à jour récemment ? Et puis entre vous et moi, est-il vraiment nécessaire de laisser un message d’accueil de deux longues minutes pleines d’explications sur vos allées et venues, sur les options pour vous joindre à toute heure du jour? Prenez donc la responsabilité de vérifier souvent vos messages plutôt que d’imposer à vos interlocuteurs la tâche de vous traquer dans votre rallye quotidien.

Si vous travaillez de la maison, voyez avec votre fournisseur les modalités pour offrir à vos appelants un choix de boîte vocale : résidentielle d’une part et professionnelle de l’autre. Ne leur laissez aucun doute sur le fait que c’est vous qui écouterez le message, et non le petit dernier qui l’effacera par erreur!

• Mise en attente : Autre laissée pour compte de la téléphonie, la mise en attente n’est pas si compliquée. « Un moment, je vous reviens tout de suite. » Bip. Voilà tout ce qu’il faut pour prendre le temps d’aller fermer la musique de U2 qui tonne au salon, ou de s’éloigner du lave-vaisselle qui berce vos oreilles. Pratiquez-vous si cette « technologie » vous insécurise : elle vous fera paraître plus professionnel si on vous imagine à un bureau plutôt qu’à la maison.

• Téléphones mobiles : Prenez l’habitude de fermer les sonneries aux moments opportuns; c’est un geste de respect pour nos clients et pour ceux qui nous entourent. Mieux encore : presque tous les appareils sont aujourd’hui équipés de l’option «vibration». Pourquoi ne pas toujours la mettre en fonction afin d’éviter une sonnerie claironnante en pleine réunion avec un client?

• Courriels : Vous connaissez – trop, peut-être – le pourriel mais connaissez-vous les gaspirriels (relire Plaidoyer contre les «gaspirriels»!)? Attention, donc, à l’usage que vous faites de ce moyen de communication. Retenez aussi les conseils de Jean Lalonde (Dix trucs pour exploiter le courriel efficacement). Enfin, sachez mettre en fonction l’option de message d’absence prolongée si vous prévoyez vous absenter pour plus de 48 heures ouvrables.

• Site Web : Quand avez-vous mis à jour votre site pour la dernière fois? Le jour de sa création, il y a deux ans? Votre site n’est pas une simple vitrine statique, c’est un outil de communication et d’interaction avec vos clients.

Zéro techno

• Crayon et papier : « Attendez, je dois trouver un crayon et un papier. » Aussi bien tourner à la blague ce petit moment d’inconfort, car l’embarras est réel. Planquez donc des crayons et blocs-notes partout à la maison et au bureau!

• Carte d’affaires I : Généralement, elles sont imprimées pour être distribuées. Or, pour être distribuées, elles doivent être en notre possession… Ayez plusieurs cachettes de cartes d’affaires et gardez-les bien garnies, même pour aller au terrain de soccer avec les enfants le samedi matin! On ne sait jamais.

• Cartes d’affaires II : Vous en avez donc toujours avec vous. Notez bien : elles sont en papier (voir Crayon et papier ci-dessus). Assurez-vous que votre design vous laisse de la place pour prendre des petites notes dessus, au verso, par exemple.

Retour techno

Téléphonie IP : Connaissez-vous la téléphonie IP ? Non, elle n’est plus réservée aux grandes entreprises. En fait, 2004 marque l’arrivée en nombre de joueurs offrant leurs services téléphoniques aux résidences aussi bien qu’aux PMEs.

La téléphonie IP est une solution de rechange très peu coûteuse et surprenante en qualité et fonctionnalités… en autant qu’on ait un accès au réseau Internet cependant. De fait, ce service téléphonique nouveau genre se sert du réseau des réseaux pour échanger vos conversations avec vos interlocuteurs, incluant ceux qui sont branchés sur le réseau téléphonique « traditionnel ».

Vous envisagez de vous tourner vers la téléphonie IP? La recherche que j’ai effectuée pour trouver mon fournisseur pourrait certainement vous être utile. Ça vous intéresse? Écrivez-moi et je serai très heureux de partager ma recherche sur le sujet.

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Alors votre sac de la rentrée ressemble-t-il au mien?